Leitfaden und Musterformulierungen für Eigentümergemeinschaften,

die ihren Verwalter wechseln möchten oder derzeit ohne Verwaltung sind.

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Warum sich diese Seite für Sie lohnt

​Ein Verwalterwechsel ist für die meisten Eigentümergemeinschaften kein Alltag – und gerade deshalb passieren dabei häufig vermeidbare Fehler. Fehlen Vergleichsangebote, geht die Einladung zu spät raus oder ist ein Beschluss ungenau formuliert, kann die Bestellung angefochten werden. Im schlimmsten Fall steht die Gemeinschaft eine Zeit lang ganz ohne Verwalter da.

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Auf dieser Seite finden Sie:

• einen Leitfaden, wie Sie einen neuen Verwalter finden und Angebote einholen,

• die häufigsten Wechsel-Situationen mit fertig formulierten Anträgen und Beschlussvorschlägen,

• Muster für Einladung, Tagesordnung, Vollmacht und Protokoll, wenn Ihre Gemeinschaft selbst einladen muss,

• alle Muster können Sie übernehmen.

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Die Muster stammen aus unserer Praxis – wir haben bereits mehrere Gemeinschaften beim Verwalterwechsel begleitet. Platzhalter in eckigen Klammern [ ] ersetzen Sie durch Ihre Angaben. Die Muster ersetzen keine Rechtsberatung; im Zweifel sprechen Sie uns gern an – die Erstellung und Anpassung eines Angebots ist bei uns kostenlos.

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​Vorbereitung: Neuen Verwalter suchen und Angebote einholen

In der Regel suchen die Eigentümer selbst nach einem neuen Verwalter und holen mehrere Angebote ein – meist der Verwaltungsbeirat oder einige engagierte Eigentümer. Diese Angebote werden der Einladung beigelegt, damit alle Eigentümer vergleichen können. Ohne Vergleichsangebote ist ein Bestellungsbeschluss anfechtbar; üblich sind mindestens drei.

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1. Klären Sie, wer in der Gemeinschaft die Suche übernimmt (Beirat oder einzelne Eigentümer).

2. Stellen Sie die Eckdaten des Objekts zusammen (siehe Musteranfrage).

3. Fragen Sie mindestens drei Verwaltungen an und vereinbaren Sie bei Interesse ein Kennenlernen.

4. Vergleichen Sie Leistungsumfang, Vergütung, Erreichbarkeit und Erfahrung – nicht nur den Preis.

5. Geben Sie die Angebote rechtzeitig an den Einladenden weiter, damit sie mit der Einladung verschickt werden.

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Musteranfrage an eine Verwaltung

Betreff: Anfrage WEG-Verwaltung [Anschrift] ab [Datum]

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

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unsere Wohnungseigentümergemeinschaft sucht ab dem [Datum] eine neue Verwaltung. Wir bitten um ein Angebot auf Grundlage folgender Angaben:

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• Anschrift: [Straße, Ort]

• Anzahl der Einheiten: [x] Wohnungen, [x] Gewerbeeinheiten, [x] Stellplätze/Garagen

• Baujahr: [Jahr], Anzahl Gebäude/Aufgänge: [x]

• Besonderheiten: [z. B. Aufzug, Heizungsanlage, laufende Sanierung, Ferienwohnungen]

• Bisherige Verwaltung bis: [Datum]

• Gewünschte Bestellungsdauer: [x] Jahre

• Eigentümerversammlung geplant am: [Datum]

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Bitte senden Sie uns Ihr Angebot einschließlich Verwaltervertrag und Preisübersicht für Sonderleistungen bis zum [Datum] zu.

 

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Einheit, Kontaktdaten]

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Fallübersicht

​Fall 1: Die Bestellung läuft aus – der bisherige Verwalter soll nicht weitermachen

Fall 2: Vorzeitiger Wechsel während der laufenden Bestellung

​Fall 3: Der Verwalter weigert sich – die Gemeinschaft wird selbst tätig

Fall 4: Die Gemeinschaft hat keinen Verwalter und lädt selbst ein

Fall 5: Der Verwalter legt sein Amt nieder oder gibt auf

Fall 6: Wechsel vom Erstverwalter des Bauträgers

Fall 7: Von der Selbstverwaltung zur professionellen Verwaltung

Fall 8: Der Vorverwalter gibt die Unterlagen nicht heraus

 

Checkliste

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​Fall 1: Die Bestellung läuft aus – der bisherige Verwalter soll nicht weitermachen

​Die Amtszeit des Verwalters endet automatisch mit Ablauf der Bestellungszeit. Eine Abberufung ist dann nicht nötig – entscheidend ist, dass rechtzeitig ein Nachfolger bestellt wird, damit die Gemeinschaft nicht ohne Verwalter dasteht.

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Antrag an den Verwalter auf Aufnahme in die Tagesordnung

​Sehr geehrte Damen und Herren,

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die Bestellung Ihres Unternehmens als Verwalter der WEG [Anschrift] endet am [Datum]. Wir beantragen, zur nächsten Eigentümerversammlung folgende Punkte auf die Tagesordnung zu setzen und die beigefügten Angebote mit der Einladung zu versenden:

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TOP [x]: Bestellung eines neuen Verwalters ab dem [Datum] – Abstimmung über jedes Angebot einzeln:

• TOP [x]a: Angebot der [Verwaltung 1] vom [Datum]

• TOP [x]b: Angebot der [Verwaltung 2] vom [Datum]

• TOP [x]c: Angebot der [Verwaltung 3] vom [Datum]

• TOP [x]: Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags mit dem bestellten Verwalter

 

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Einheit]

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Beschlussvorschläge Bestellung

Für jedes Angebot wird ein eigener Beschluss gefasst – in der Reihenfolge der Tagesordnung:

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TOP [x]a: Die Wohnungseigentümergemeinschaft [Anschrift] bestellt die [Verwaltung 1, Anschrift] auf Grundlage ihres Angebots vom [Datum] mit Wirkung ab dem [Datum] für die Dauer von [Anzahl] Jahren, somit bis zum [Datum], zum Verwalter.

TOP [x]b: Die Wohnungseigentümergemeinschaft [Anschrift] bestellt die [Verwaltung 2, Anschrift] auf Grundlage ihres Angebots vom [Datum] mit Wirkung ab dem [Datum] für die Dauer von [Anzahl] Jahren, somit bis zum [Datum], zum Verwalter.

TOP [x]c: [entsprechend für Verwaltung 3]

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Erhält ein Angebot die Mehrheit, ist dieser Verwalter bestellt; über die folgenden Angebote wird dann nicht mehr abgestimmt. Diese Vorgehensweise sollte der Versammlungsleiter zu Beginn des TOPs erläutern.

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Beschlussvorschlag Verwaltervertrag

Die Gemeinschaft ermächtigt [den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats / Herrn/Frau Name], den Verwaltervertrag auf Grundlage des Angebots vom [Datum] im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.

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Tipp: Die von den Eigentümern eingeholten Angebote (siehe Vorbereitung) müssen der Einladung beiliegen. Gibt es mehrere Bewerber, wird über jeden Bewerber einzeln abgestimmt.

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Fall 2: Vorzeitiger Wechsel während der laufenden Bestellung

Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden – ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Liegt ein wichtiger Grund vor, sollte er trotzdem genannt werden, weil der Vertrag dann sofort gekündigt werden kann.

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Einberufungsverlangen, wenn der Verwalter nicht von selbst einlädt

Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung einer Versammlung verlangen. Das Verlangen muss in Textform erfolgen und Zweck und Gründe nennen.

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Sehr geehrte Damen und Herren,

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die unterzeichnenden Eigentümer der WEG [Anschrift] – mehr als ein Viertel aller Eigentümer – verlangen gemäß § 24 Abs. 2 WEG die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung mit folgender Tagesordnung:

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TOP 1: Abberufung des Verwalters [Firma]

TOP 2: Kündigung des Verwaltervertrags

 

TOP 3: Bestellung eines neuen Verwalters – Abstimmung über jedes Angebot einzeln:

TOP 3a: Angebot der [Verwaltung 1] vom [Datum]

TOP 3b: Angebot der [Verwaltung 2] vom [Datum]

TOP 3c: Angebot der [Verwaltung 3] vom [Datum]

 

TOP 4: Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags mit dem bestellten Verwalter

 

Die Angebote fügen wir bei und bitten, sie mit der Einladung zu versenden. Grund: [z. B. fehlende Abrechnungen, mangelnde Erreichbarkeit, Vertrauensverlust]. Wir bitten um Einladung innerhalb von [zwei] Wochen.

[Namen, Einheiten, Unterschriften]

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Beschlussvorschlag Abberufung

Die Gemeinschaft beruft die [Firma] mit Wirkung zum [Datum / sofort] als Verwalter ab.

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Beschlussvorschlag Kündigung des Vertrags

Die Gemeinschaft kündigt den Verwaltervertrag mit der [Firma] [fristlos aus wichtigem Grund / zum nächstmöglichen Zeitpunkt]. Der wichtige Grund liegt in [Begründung]. [Herr/Frau Name] wird ermächtigt, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft zu erklären.

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Danach folgen Bestellung und Vertragsermächtigung wie in Fall 1 – mit Beginn unmittelbar nach dem Ende der Abberufung, damit keine Lücke entsteht. Weigert sich der Verwalter, die Versammlung einzuberufen, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter einladen.

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​Fall 3: Der Verwalter weigert sich – die Gemeinschaft wird selbst tätig

​Manchmal blockiert der amtierende Verwalter: Er beruft trotz Verlangen keine Versammlung ein, nimmt den Verwalterwechsel nicht auf die Tagesordnung oder reagiert schlicht nicht. Das muss die Gemeinschaft nicht hinnehmen. Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung, muss der Verwalter einladen. Weigert er sich pflichtwidrig, dürfen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer selbst einladen.

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So gehen Sie vor

1. Einberufungsverlangen stellen (Muster in Fall 2) und eine angemessene Frist setzen.

2. Reagiert der Verwalter nicht, ihn schriftlich mit Nachfrist auffordern und ankündigen, dass die Gemeinschaft selbst einlädt.

3. Nach Fristablauf lädt der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter ein – mit Hinweis auf die Weigerung und mindestens drei Wochen Frist.

4. Gibt es keinen Beirat, wird ein Eigentümer per Umlaufbeschluss ermächtigt (Muster in Fall 4) oder vom Amtsgericht zur Einberufung ermächtigt.

5. Verlangen, Fristsetzung und Antworten aufbewahren – sie belegen die Weigerung und damit die Befugnis zur Einladung.

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Musteraufforderung mit Nachfrist

An: [Verwaltung, Anschrift] [Ort, Datum]

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Betreff: WEG [Anschrift] – Einberufung einer Eigentümerversammlung, letzte Fristsetzung

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Sehr geehrte Damen und Herren,

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mit Schreiben vom [Datum] haben mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung einer Eigentümerversammlung verlangt. Eine Einladung ist bis heute nicht erfolgt.

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Wir fordern Sie auf, die Versammlung mit der verlangten Tagesordnung bis spätestens [Datum] einzuberufen. Liegt bis dahin keine Einladung vor, werten wir dies als Weigerung. Die Versammlung wird dann durch [den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats / Name] einberufen.

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Mit freundlichen Grüßen

[Namen, Einheiten]

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Muster-Einladung durch den Verwaltungsbeirat

Sehr geehrte Miteigentümerinnen und Miteigentümer,

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trotz Einberufungsverlangens vom [Datum] und Fristsetzung bis zum [Datum] hat der Verwalter [Firma] keine Eigentümerversammlung einberufen. Als [Vorsitzende/r des Verwaltungsbeirats / Vertreter/in] lade ich Sie daher ein zur

Eigentümerversammlung am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] Uhr in [Ort, Raum, Adresse].

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Für die Verwalterbestellung liegen folgende Angebote vor, die dieser Einladung beigefügt sind:

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1. [Verwaltung 1] – Angebot vom [Datum]

2. [Verwaltung 2] – Angebot vom [Datum]

3. [Verwaltung 3] – Angebot vom [Datum]

 

Tagesordnung

TOP 1: Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Wahl des Versammlungsleiters und des Protokollführers TOP 2: Abberufung des Verwalters [Firma]

TOP 3: (Fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags

TOP 4: Bestellung eines neuen Verwalters ab dem [Datum] – Abstimmung über jedes Angebot einzeln

TOP 5: Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags mit dem bestellten Verwalter

TOP 6: Ermächtigung des neuen Verwalters zur Durchsetzung der Herausgabe der Unterlagen (siehe Fall 8)

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Mit freundlichen Grüßen

[Name, Einheit, Kontaktdaten]

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Beschlussvorschlag fristlose Kündigung

​Die Gemeinschaft kündigt den Verwaltervertrag mit der [Firma] fristlos aus wichtigem Grund. Der wichtige Grund liegt darin, dass der Verwalter trotz Einberufungsverlangens vom [Datum] und Fristsetzung bis zum [Datum] pflichtwidrig keine Eigentümerversammlung einberufen hat. [Name] wird ermächtigt, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft zu erklären.

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Abberufung, Bestellung und Vertragsermächtigung formulieren Sie wie in Fall 1 und 2.

 

Hinweis: Senden Sie die Einladung zur Information auch an den bisherigen Verwalter. Gibt es keinen Beirat und stimmen nicht alle Eigentümer einem Umlaufbeschluss zu, bleibt nur der Weg über das Amtsgericht am Ort der Wohnanlage – hier empfehlen wir anwaltliche Unterstützung.

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Fall 4: Die Gemeinschaft hat keinen Verwalter und lädt selbst ein

Fehlt ein Verwalter, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen. Gibt es weder Beirat noch Ermächtigung, bleiben drei Wege:

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• Vollversammlung: Alle Eigentümer sind anwesend oder vertreten und einverstanden, ohne förmliche Einladung zu beschließen.

• Umlaufbeschluss: Alle Eigentümer stimmen in Textform (z. B. per E-Mail) zu, dass ein bestimmter Eigentümer einladen darf.

• Gericht: Ein Eigentümer lässt sich vom Amtsgericht zur Einberufung ermächtigen oder die Verwalterbestellung gerichtlich ersetzen.

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Muster Umlaufbeschluss zur Ermächtigung

Die Wohnungseigentümer der WEG [Anschrift] ermächtigen [Name, Einheit], eine Eigentümerversammlung zur Bestellung eines Verwalters einzuberufen und zu leiten.

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Zustimmung: [Name, Einheit, Datum] – je Eigentümer eine Zeile

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Muster-Einladung

​Einladung zur Eigentümerversammlung der WEG [Anschrift]

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Sehr geehrte Miteigentümerinnen und Miteigentümer,

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da unsere Gemeinschaft derzeit keinen Verwalter hat, lade ich Sie als [Vorsitzende/r des Verwaltungsbeirats / durch Beschluss vom [Datum] ermächtigte/r Eigentümer/in] ein zur Eigentümerversammlung am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] Uhr in [Ort, Raum, Adresse]

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Für die Verwalterbestellung liegen folgende Angebote vor, die dieser Einladung beigefügt sind:

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1. [Verwaltung 1] – Angebot vom [Datum]

2. [Verwaltung 2 – Angebot vom [Datum]

3. [Verwaltung 3] – Angebot vom [Datum]

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Über jedes Angebot wird einzeln abgestimmt. Die Tagesordnung finden Sie unten. Sollten Sie nicht teilnehmen können, können Sie sich mit der beigefügten Vollmacht in Textform vertreten lassen. Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig.

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Mit freundlichen Grüßen

[Name, Einheit, Kontaktdaten]

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Die Einladung muss in Textform an alle Eigentümer gehen, mindestens drei Wochen vor der Versammlung.

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Muster-Tagesordnung

1. Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Wahl des Versammlungsleiters und des Protokollführers

2. Vorstellung der Verwalterangebote

3. Bestellung eines Verwalters ab dem [Datum] für [Anzahl] Jahre – Abstimmung über jedes Angebot einzeln:

   1. 3a: Angebot der [Verwaltung 1] vom [Datum]

   2. 3b: Angebot der [Verwaltung 2] vom [Datum]

   3. 3c: Angebot der [Verwaltung 3] vom [Datum]

4. Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags mit dem bestellten Verwalter

5. Wahl eines Verwaltungsbeirats

6. Ermächtigung des neuen Verwalters, Unterlagen und Bankkonten vom Vorverwalter bzw. den bisherigen Verantwortlichen anzufordern

7. Sonstiges (keine Beschlüsse)

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Muster-Protokoll (Niederschrift)

Niederschrift über die Eigentümerversammlung der WEG [Anschrift] Datum: [Datum], Beginn: [Uhrzeit], Ende: [Uhrzeit], Ort: [Ort] Anwesend bzw. vertreten: [Anzahl] von [Anzahl] Eigentümern / [Anzahl] Stimmen (Anwesenheitsliste anbei)

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TOP 1: [Name] eröffnet die Versammlung und stellt die form- und fristgerechte Einladung vom [Datum] fest. Versammlungsleiter: [Name], Protokollführer: [Name].

 

TOP 3a: Bestellung der [Verwaltung 1] – Angebot vom [Datum] Beschlussantrag: „[Wortlaut wie in Fall 1, TOP [x]a]“ Abstimmung: Ja [x] – Nein [x] – Enthaltung [x] Der Versammlungsleiter verkündet: Der Beschluss ist [angenommen / abgelehnt].

 

TOP 3b: Bestellung der [Verwaltung 2] – Angebot vom [Datum] Beschlussantrag: „[Wortlaut wie in Fall 1, TOP [x]b]“ Abstimmung: Ja [x] – Nein [x] – Enthaltung [x] Der Versammlungsleiter verkündet: Der Beschluss ist [angenommen / abgelehnt]. [Oder: Entfällt, da unter TOP 3a bereits ein Verwalter bestellt wurde.]

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[weitere TOPs entsprechend]

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Unterschriften: Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und – falls vorhanden – der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter

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​Wichtig sind der genaue Wortlaut jedes Beschlusses, das Abstimmungsergebnis und die Verkündung. Jeder Beschluss wird außerdem in die Beschluss-Sammlung eingetragen.

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Fall 5: Der Verwalter legt sein Amt nieder oder gibt auf

Kündigt der Verwalter selbst, wird er insolvent oder stirbt ein Einzelverwalter, steht die Gemeinschaft oft kurzfristig ohne Verwaltung da. Bis zur Neubestellung gilt Fall 4 (Einladung durch Beirat oder ermächtigten Eigentümer).

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Die Gemeinschaft nimmt zur Kenntnis, dass die [Firma] ihr Amt zum [Datum] niedergelegt hat. Sie bestellt die [Firma, Anschrift] mit Wirkung ab dem [Datum] für die Dauer von [Anzahl] Jahren zum Verwalter.

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Fall 6: Wechsel vom Erstverwalter des Bauträgers

Der vom Bauträger eingesetzte Erstverwalter darf höchstens drei Jahre bestellt werden. Ein unabhängiger Verwalter ist danach sinnvoll, vor allem wegen möglicher Gewährleistungsansprüche gegen den Bauträger.

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Die Gemeinschaft bestellt die [Firma] mit Wirkung ab dem [Datum, Ende der Erstbestellung] zum Verwalter. Der Verwalter wird beauftragt, den Stand der Mängelbeseitigung und die Fristen für Gewährleistungsansprüche zu prüfen und in der nächsten Versammlung zu berichten.

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Fall 7: Von der Selbstverwaltung zur professionellen Verwaltung

Viele kleine Gemeinschaften werden von einem Eigentümer verwaltet. Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Eine Ausnahme gilt nur bei weniger als neun Einheiten, wenn ein Eigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer den Wechsel verlangt.

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Die Gemeinschaft beruft [Name] mit Wirkung zum [Datum] als Verwalter ab und dankt für die bisherige Tätigkeit. Sie bestellt die [Firma] mit Wirkung ab dem [Datum] für die Dauer von [Anzahl] Jahren zum Verwalter. [Name] wird beauftragt, alle Unterlagen und Kontozugänge bis zum [Datum] an den neuen Verwalter zu übergeben.

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Fall 8: Der Vorverwalter gibt die Unterlagen nicht heraus

Der ausgeschiedene Verwalter muss alle Verwaltungsunterlagen und Gelder herausgeben. Verzögert er die Übergabe, sollte die Gemeinschaft den neuen Verwalter ausdrücklich zur Durchsetzung ermächtigen.

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Die Gemeinschaft ermächtigt den Verwalter [Firma], die Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen, Schlüssel und Gelder sowie die Rechnungslegung von der [Firma des Vorverwalters] zu verlangen und erforderlichenfalls gerichtlich durchzusetzen. Er darf hierzu einen Rechtsanwalt beauftragen. Die Kosten trägt zunächst die Gemeinschaft.​​

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Checkliste für einen reibungslosen Wechsel

1. Rechtzeitig beginnen – idealerweise 6 bis 9 Monate vor dem gewünschten Wechsel.

2. Mehrere Vergleichsangebote einholen, in der Einladung mit Verwaltung und Angebotsdatum auflisten und beilegen.

3. Beschlüsse so formulieren, dass Bestellungsbeginn und -ende als Datum feststehen.

4. Lückenlosen Übergang sichern: Neue Bestellung beginnt am Tag nach dem Ende der alten.

5. Eine Person ermächtigen, den Verwaltervertrag zu unterzeichnen.

6. Übergabe von Unterlagen, Schlüsseln, Konten und Rücklage mit Stichtag vereinbaren.

7. Für Grundbuchangelegenheiten die Unterschriften unter dem Bestellungsprotokoll öffentlich beglaubigen lassen.​